TEKHNOLOGI INFORMASI SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPETITIF

PENGERTIAN PERENCANAAN STRATEGI PERUSAHAAN

Rencana strategis perusahaan adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

TAHAP PERKEMBANGAN KONSEP

Tahap 1 : Anggaran dan pengawasan keuangan. Tahap ini menggunakan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian. Tindakan manajerial didasarkan pada proyeksi jangka pendek dan berorientasi pada fungsi bisnis, dengan asumsi lingkungan stabil.

Tahap 2 : Perencanaan jangka panjang.

Tahap 3 : Perencanaan strategi bisnis. Perhatian manajemen beralih dari fungsi internal perusahaan (fungsi produksi) ke lingkungan eksternal perusahaan (fungsi pemasaran). Akibatnya berkembang diversifikasi usaha, ada segmentasi usaha, unit usaha otonom yang disebut satuan strategis bisnis (strategic business unit, SBU).

Tahap 4 : Perencanaan strategis perusahaan. Ini diperlukan untuk mengurangi konflik internal. Perencanaan strategis yang terpadu ini bersifat administratif.

Tahap 5 : Manajemen strategis. Perencanaan strategis diintegrasikan bukan hanya dalam sub-sistem administrasi semata, melainkan pula berbagai sub-sistem dalam proses manajemen lainnya, seperti struktur organisasi, informasi, SDM yang membentuk budaya perusahaan secara menyeluruh. Penyatuan berbagai subsistem infrastruktur manajerial dan pembentukan budaya perusahaan inilah yang disusun, dikembangkan dan diarahkan dalam manajemen strategis.

MANFAAT DAN PERANAN RENCANA STRATEGIS

v Menentukan batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan dikembangkan yang didasarkan pada semua lapisan manajemen.

v Memberikan arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan merupakan dua sisi dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau dihasilkan. Kedua hal itu merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan kebijakan perusahaan dalam menghadapi perubahan lingkungan.

v Mengarahkan dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis menunjang pengarahan dan pembentukan budaya perusahaan lewat proses interaksi, tawar-menawar, atau komunikasi timbal-balik.

v Menjaga kebijakan yang taat asas dan sesuai.

v Menjaga fleksibilitas dan stabilitas operasi.

v Memudahkan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.

PENDEKATAN ATAU METODE PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

Pendekatan ini dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok berdasarkan lingkup dan titik bahasan di satu pihak dan penekanan pada proses atau hasil di lain pihak. Pada pengelompokan pertama, menurut Porter, terdapat pendekatan klasik berhadapan dengan pendekatan non-klasik. Kemudian, pada kelompok kedua terdapat pendekatan keperilakuan berhadapan dengan pendekatan administratif.

1. Pendekatan Klasik

Pendekatan klasik diperkenalkan oleh Porter untuk membedakan umum dengan pendekatannya sendiri. Dalam analisis lingkungan dimasukkan semua faktor lingkungan usaha, baik yang langsung maupun tidak langsung, sehingga bersifat global.

Pendekatan ini relatif mudah karena dua hal: informasi yang disyaratkan bersifat global dan teknik yang digunakan sederhana.

2. Pendekatan Non-Klasik

Pendekatan non-klasik atau pendekatan Porter ini menitikberatkan pada analisis posisi persaingan, sehingga hanya lingkungan langsung perusahaan yang relevan. Pendekatan ini mensyaratkan informasi yang cukup tentang pihak dalam lingkungan persaingan tersebut. Hasilnya spesifik tentang strategi perusahaan yang dipilih.

3. Pendekatan Administratif

Fokus pendekatan ini adalah dokumen resmi rencana strategis yang memenuhi syarat yang berisi arah dan strategi perusahaan. Pendekatan ini kurang memperhatikan faktor komitmen dan berbagai tingkat dan bidang manajemen.

4. Pendekatan Keperilakuan

Bertentangan dengan pendekatan administratif. Penekanan pendekatan ini adalah manfaat utama dari suatu rencana strategis bukan pada hasil berupa dokumen resmi, melainkan pada komitmen, kesepakatan, tingkah laku yang dihasilkan dari proses penyusunan dokumen.

TAHAP DAN KERANGKA PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

v Perumusan misi perusahaan;

v Analisis keunggulan, kelemahan, kesempatan dan ancaman (SWOT);

v Penentuan arah, sasaran dan strategi;

v Identifikasi program dan proyeksi keuangan.

KONSEP PERENCANAAN STRATEGIS

MANAJEMEN STRATEGIS, KEBIJAKAN BISNIS, DAN PERENCANAAN STRATEGIS

Menurut Wheelen dan Hunger (1987) manajemen strategis adalah himpunan dari putusan dan tindakan manajerial yang menentukan performansi badan usaha dalam jangka panjang. MS mencakup perumusan, implementasi, dan evaluasi atau pengendalian strategi. Dengan demikian, studi mengenai manajemen strategi menitikberatkan pada kegiatan untuk memantau dan mengevaluasi peluang dan kendala lingkungan, di samping kekuatan dan kelemahan perusahaan. Dalam hal ini, perencanaan strategis merupakan bagian dari MS, karena tidak mencakup implementasi, evaluasi, dan pengendalian strategi, melainkan hanya mencakup perumusan strategi.

Di pihak lain, kebijakan bisnis merupakan studi yang sifatnya integratif dan komprehensif karena lebih cenderung melihat ke dalam perusahaan, dengan menitikberatkan pada masalah efisiensi atas utilitas sumber daya yang dimiliki perusahaan. Dengan demikian, kebijakan bisnis memfokuskan pada perumusan pedoman umum yang memungkinkan pencapaian yang lebih baik atas misi dan tujuan perusahaan. Jadi, dalam manajemen strategis tercakup juga kebijakan bisnis, tetapi dengan penekanan yang lebih besar pada aspek lingkungan dan strategi.

EVOLUSI DARI MANAJEMEN STRATEGI

Menurut Gluck, Kaufman dan Walleck (1982), ada empat fase evolusi manajemen strategis:

Tahap I : Basic Financial Planning: mengupayakan pengendalian operasional dan manajerial yang baik dengan menggunakan anggaran sebagai instrumennya.

Tahap II : Forecast-based planning: mengupayakan sistem perencanaan yang lebih efektif untuk mencapai pertumbuhan perusahaan, dengan memperkirakan keadaan masa depan untuk waktu yang lebih lama.

Tahap III : Externally oriented planning: mengupayakan peningkatan kepekaan terhadap pasar dan persaingan dengan cara mencoba untuk berpikir strategis.

Tahap IV : Strategic management: mengupayakan untuk mengatur semua sumberdaya yang ada untuk mengembangkan daya saing dan membantuk menciptakan masa depan.

Hax dan Majluf (1984), evolusi manajemen strategis terdiri dari lima tingkatan:

I. Bugeting and financial control dengan anggaran sebagai instrumen;

II. Long range planning;

III. Businees strategic planning;

IV. Corporate strategic planning: perencanaan jangka panjang terpadu.

V. Strategic management.

MODEL PROSES MANAJEMEN STRATEGIS

Hax dan Majluf (1984) membedakan dua macam proses manajemen strategis, yaitu tingkat unit usaha (business) dan badan usaha (corporate).

Business Strategic Planning:

v Misi unit usaha.

v Perumusan strategi usaha dan program menyeluruh.

v Perumusan dan evaluasi program khusus.

v Alokasi sumberdaya dan pengukuran kinerja untuk pengendalian manajemen.

v Penganggaran tingkat unit usaha.

v Pengesahan penganggaran dari dana strategis dan operasional.

Corporate Strategic Planning:

v Visi badan usaha.

v Postur strategis dan pedoman perencanaan.

v Misi unit usaha.

v Perumusan strategi dan program kerja menyeluruh.

v Perumusan strategi fungsional.

v Konsolidasi atas strategi unit usaha dan strategi fungsional.

v Penentuan dan evaluasi program kerja khusus unit usaha.

v Penentuan dan evaluasi program kerja khusus fungsional.

v Alokasi sumberdaya dan penentuan pengukuran kinerja.

v Penganggaran tingkat unit usaha.

v Penganggaran tingkat fungsional.

v Konsolisasi penganggaran dan pengesahan dana strategis dan operasional.

Model perencanaan strategis menurut Pearce II dan Robinson (1988) tidak membedakan antara perencanaan strategis untuk unit usaha dan badan usaha.

v Company mission.

v Company profile.

v External environment.

v Strategic analysis and choice.

v Long term objective

v Grand strategy (rencana kegiatan utama dan komprehensif).

v Annual objectives

v Functional strategies.

v Policies

PERBEDAAN ANTARA MANAJEMEN OPERASIONAL DAN PERENCANAAN STRATEGIS

MANAJEMEN OPERASIONAL

1. Menangani sasaran yang didapat dari tujuan yang ditetapkan.

2. Sasaran biasanya disahkan berdasarkan pengalaman yang luas pada masa lalu.

3. Sasaran diperkeci menjadi sub sasaran untuk unit fungsional.

4. Para manajer cenderung untuk diidentifikasi dengan fungsi atau pekerjaan dan lebih banyak menangani sasarannya.

5. Para manajer mendapatkan bukti pekerjaan mereka mencapai tujuan relative dengan segera.

6. Rancangan, baik yang resmi maupun social, dikaitkan pada sasaran operasi.

7. “Peraturan Permainan” telah dipahami benar-benar. Orang yang berpengalaman merasa berwenang dan yakin.

8. Hasil segera nampak, konkrit dan tidak asing

PERENCANAAN STRATEGIS

a. Mengidentfikasi dan mengevaluasi tujuan dan strategi baru.

b. Tujuan dan strategi yang baru dapat diperdebatkan secara panjang lebar; pengalaman didalam organisasi atau perusahaan lainnya mugkin minim sekali.

c. Tujuan biasanya dinilai terutama untuk kepentingan perusahaan.

d. Para manajer membubtuhkan pandangan yang berorientasi pada lingkungan.

e. Bukti jasa dari tujuan atau strategi baru biasanya baru didapatkan setelah beberapa tahun.

f. Rancangan paling-paling dikaitkan dengan rancangan secara longgar.

g.Lapangan usaha baru harus dipertimbangkan. Pengalaman yang lalu mungkin tidak memberikan kewenangan dalam suatu “permainan baru”

h. Isu dan masalahnya abstrak dan dapat tertunda (sampai titik jauh) dan mungkin pula asing

Konsep Sistem Informasi Manajemen Sebagai Sumber Daya

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Untuk memahami pengertian system informasi,harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk system informasi.Data merupakan nilai,keadaan,atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995)

Akhirnya Sistem Informas Manajemen (SIM) dapat didefisinikan sebagai sistem formal dan informal yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross. 1993).

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Stair (1992) menjelaskan bahwa system informasi berbasis computer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

a. Perangkat keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data.

b. Perangkat lunak yaitu perangkat dan instruksi yang diberikan ke computer.

c. Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna system informasi.

d. Telekomunikasi yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna system dengan system computer secara bersama sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efktif.

e.Manusia yaitu personel dari system informasi, meliputi manajer, analisis, programmer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan system.

Prosedur,yakni tata cara yang meliputi strategi,kebijakan,metode,dan peraturan-peraturan dalam menggunakan system informasi berbasis computer.System informasi yang terdiri dari komponen-komponen diatas disebut dengan istilah blok bangunan(building block),yaitu blok masukan (input block),blok model (model block),blok keluaran (output block),blok teknologi (technology block),dan blok kendali ( control block).sebagai suatu system, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok masukan. Input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi.input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran. Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai system.

4. Blok teknologi. Teknologi merupakan kotak alat( tool-box) dalam system informasi.teknologi digunakan untuk menerima input,menjalankan model,menyimpan dan mengakses data,menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan.

5. Blok database. database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya,tersimpan di perangkat lunak untuk memanipulasikan.

6. Blok kendali. Penegendalian perlu dirancang dan di terapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesahan dapat langsung cepat diatas.

COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM

Istilah Computer Based Information System (CBIS) sebenarnya mengacu pada system informasi yang dikembangkan berbasis teknologi computer.

Computer-Based Information System = Hardware + Software + People + Prosedure + Information.

CBIS selanjutnya akan disebut sebagai system informasi saja.

TRANSACTION PROCESSING SYSTEM

Sistem pemrosesan transaksi adalah system informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin. Adapun, hal-hal yang bisa dilakukan dalam system ini meliputi :

1. Mengotomasi penanganan data-data aktifitas bisnis dan transaksi, yang bisa diaanggap sebagai kejadian diskrip dalam kehidupan organisasi.

2. Menangkap data dari setiap transaksi.

3. Memverifikasi transaksi untuk diterima atau ditolak.

4. Mentimpan transaksi yang telah di validasi untuk pengumpulan data berikutnya.

SASARAN DAN BATASAN SISTEM INFORMASI

Sasaran system informasi adalah peningkatan kinerja, peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya,peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi, dan peningkatan pelayanan pada pelanggan. Penyimpangan dari keenam sasaran inilah yang menimbulkan masalah pada system informasi. Batasan system adalah lingkungan yang membatasi aplikasi, misalnya peraturan-peraturan siapa yang boleh menggunakan system, dan siapa yang tidak boleh.

MASALAH DALAM SISTEM INFORMASI

Masalah dalam system informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran system informasi, bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, atau system informasi tidak aman.

ISTILAH SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia (SDM) harus benar-benar dipahami sebagai istilah yang berbeda dengan istilah personalia amupun istilah tenaga kerja. Sumber daya manusia adalah kesatuan tenaga manusia yang ada dalam suatu organisasi dan bukan sekedar penjumlahan karyawan-karyawan yang ada. Sebagai kesatuan,SDM harus dipandang sebagai suatu system dimana tiap-tiap karyawan merupakan bagian yang saling berkaitan satu dengan lainnya dan bersama-bersama berfungsi untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Selanjutnya manajemen SDM pun merupakan sebuah system tersendiri dengan SDM sebagai sub sistemnya. Sebagai system swabina, manajemen SDM memiliki berbagai ciri yang merupakan ciri system swabina. Seperti halnya system swabina lainnya, kesatuan cirri-ciri manajemen sumber daya manusia dapat dirangkum ke dalam konsep ambisi, kenyataan dan usaha.

Perlu diulangi di sini bahwa manajemen bisa berate pihak yang mengelola maupun pihak yang dikelola. Dalam kaitan itu menajemen SDM tidak boleh dilihat hanya sebagai tugas orang yang memegang jabatan manajer SDM. Manajemen SDM adalah tanggung jawab dan tugas setiaip orang dalam sebuah organisasi.

KENYATAAN MANAJEMEN SDM

Kenyataan Eksternal

Sebagai subsistem dari organisasi, manajemen SDM menghadapi berbagai kenyataan eksternal yang meliputi baik cirri-ciri organisasi maupun kenyataan-kenyataan di luar organisasi. Tingkat perkembangan organisasi sifat organisasi, peraturan-peraturan pemerintah dalam berbagai kenyataan yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan manajemen SDM. Diantar berbagai kenyataan eksternal yang perlu mendapat perhatian khusus adalah:

1. Peraturan-peraturan tentang ketenaga kerjaan. Peraturan dibidang keternagakerjaan antara lain meliputi peraturan mengenai upah buruh minimal, peraturan mengenai jaminan social tenaga kerja. Undang-Undang ketenagakerjaan dan sebagainya.

2. Mutu tenaga kerja pada umumnya dan kualitas kelulusan yang dihasilkan lembaga pendidikan adalah factor eksternal yang sangat mempengaruhi mutu sumber daya manusia.

3. Perusahaan-perusahaan sejenis dan perusahaan-perusahaan saingan adalah factor eksternal yang penting diperhatikan, karena perusahaan saingan dapat mempunyai daya tarik yang menyebabkan perginya tenaga kerja.

Kenyataan Internal

Kenyataan internal dari system manajemen SDM meliputi kualitas dan kuantitas SDM struktur organisasi dan peraturan perusahaan serta budaya perusahaan.

Kualitas dan Kuantitas SDM

Kualitas dan kuantitas SDM merupakan kenyataan internal yang sangat penting bagi menajemen SDM. Kualitas dan kuantitas yang ada pada saat ini serta kualitas dan kuantitas yang ditargetkan akan dicapai di kemudian hari akan menentukan langkah-langkah yang perlu dilakukan. Yang perlu diperhatikan dari kualitas tiap-tiap karyawan bukan hanya kesanggupannya untuk menyelesaikan pekerjaannya, melainkan juga kesanggupannya untuk mengembangkan dirinya serta mendorong pengembangan diri rekan-rekannya.

USAHA MANAJEMEN SDM

Perencanaan, Pengadaaan, dan Pengembangan SDM

Salah satu tujuan pokok manajemen sumber daya manusia adalah menjamin tersedianya tenaga kerja yang memenuhi persyaratan pada waktu tenaga kerja itu di butuhkan.oleh karena itu,salah satu hal yang harus di lakukan dalam manajemen sumber daya manusia adalah membuat perencanaan mengenai kebutuhan tenaga kerja. Perencanaan mengenai kebutuhan dalam bekerja mau tidak mau harus dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah dan macam produksi yang hendak dicapai. Perencanaan tenaga kerja meliputi tidak saja jumlah tetapi juga mutu. Untuk kepentingan ini harus dilakukan kegiatan menganalisis persyaratan bagi jabatan-jabatan yang akan dicarikan tenaga kerjanya

Manajemen Informasi

Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga.

Jenis-jenis Sumber daya Informasi:

_ Manusia

_ Material

_ Mesin (termasuk fasilitas dan enerji)

_ Uang

_ Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat digunakan secara efektif.

Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik, dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumber daya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

MENGELOLA SUMBER DAYA INFORMASI

Chief Information Officer (CIO)

CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan, bertanggung jawab atas salah satu area fungsional utama jasa informasi. CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerjasama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis. Rencana bisnis strategis menyatukan informasi sebagai sumberdaya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumberdaya informasi. Di banyak perusahaan, berbagai kekuatan bekerja mempengaruhi IS secara nyata. Salah satu kekuatan itu adalah penambahan beban kerja IS dan pembatasan sumberdaya IS dalam rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR. Tiga kekuatan lain yang sedang mempengaruhi IS dalam arah yang berlawanan untuk mengurangi tingkat sumberdaya dan lingkup tanggungjawab. Kekuatan tersebut adalah konsolidasi, downsizing dan outsourcing.

Di banyak perusahaan, komite eksekutif bertanggung jawab atas perencanaan bisnis strategis dan menangani masalah-masalah yang bernilai strategis. Komite ini dapat memandang informasi sebagai sumberdaya strategis dan terlibat dalam manajemen sumberdaya informasi atau information resources management (IRM) untuk tujuan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar. Keterlibatan komite pengarah SIM mencapai rencana strategis eksekutif.

ELEMEN – ELEMEN YANG DI PERLUKAN DALAM MANAJEMEN

SUMBER DAYA INFORMASI (SDI)

- Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat di capai melalui sumber daya informasi yang unggul.

- Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

- Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

- Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.

- Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.